Rating:

          คุณอ่านไม่ผิดหรอกครับ คุณอาจจะเข้าใจว่า การที่คุณเป็นผู้บริหาร ,ผู้จัดการ ,หัวหน้างาน หรือจะเป็นพนักงานทั่วไป หากคุณเป็นคนที่คอยรับฟังปัญหาในเรื่องงาน เรื่องส่วนตัว หรือเรื่องอะไรก็ตามในระหว่างทำงานอยู่ตลอดเวลา คุณเป็นคนที่ดี เสียสละ ใจกว้าง และเป็นที่รักของพนักงาน เพื่อนร่วมงานแล้วล่ะก็ โปรดคิดใหม่ ผมไม่ได้บอกให้คุณเห็นแก่ตัว แต่มีเหตุผลมากมายที่เข้าใจผิดกัน

     บทบาทที่แท้จริงของผู้นำนั้น คือการให้การสนับสนุน ช่วยเหลือ ส่งเสริมให้เกิดพฤติกรรม สภาพแวดล้อมที่เอื้ออำนวยให้เกิดการตัดสินใจ เป็นการมอบความรู้อุปกรณ์ต่างๆ ที่จำเป็นในการตัดสินใจ และลงมือทำ เป็นการฝึกให้พนักงานนั้นให้เห็นถึงพลังของตนเองในการทำงานและการตัดสินใจ

แต่การที่คุณเปิดประตูให้คำปรึกษา และพูดคุยกับพนักงานตลอดเวลาไม่เป็นการฝึกให้พนักงานตัดสินใจเลย เป็นการริดรอน และลดศักยภาพในการตัดสินใจในเรื่องต่างๆ ของเขา เป็นการลดสมรรถภาพการทำงานของเขา และที่สำคัญคือ เป็นการลดความมั่นใจของเขาอย่างร้ายแรง เห็นไหมครับว่า การที่คุณใช้นโยบายให้พวกเขาเข้ามาหาคุณตลอดเวลา เปิดประตูตลอดเวลา รับฟังตลอดเวลาคุณกำลังทำลายเขาอยู่ ลดศักยภาพของเขาโดยไม่รู้ตัว

 และที่สำคัญการจัดการของหัวหน้างานด้วยการเปิดประตูห้องของคุณรับฟังปัญหาเรื่องงานจากพนักงาน หรือคนอื่นๆตลอดเวลาจะกลายเป็นกลไกในการให้พนักงานนำปัญหาในเรื่องงานของตัวของเขาเองมาโยนให้คุณในฐานะผู้นำรับผิดชอบปัญหานั้นเสียเอง อ่าวก็ใครแนะนำ ใครสั่งล่ะ ก็คุณเองในฐานะผู้นำที่คอยให้คำปรึกษาไงล่ะ

คุณสามารถสังเกตุได้ว่า พนักงานของคุณเพื่อนๆ ของคุณกำลังถูกกลไก นโยบายการเปิดประตูของคุณเล่นงานหรือยัง ด้วยการสังเกตว่า พนักงานของคุณจะรอคุณ รอถามคุณ ในเรื่องต่างๆ ตลอดเวลา นั่นแหละเป็นสัญญาณอันวิกฤตของทีมของคุณแล้วล่ะครับ

ฉะนั้นนโยบายการเปิดประตูเพื่อรับฟังปัญหา และแก้ไขปัญหาอยู่ตลอดเวลาเป็นสิ่งที่สร้างมาเพื่อลดประสิทธิภาพการทำงานของผู้นำอย่างแท้จริง ทำไมน่ะหรือ? ผู้นำจะถูกขัดจังหวะการทำงานไง คุณลองคิดดูคุณกำลังคิดเรื่องงานทำงานสำคัญอยู่  อยู่ๆ พนักงานก็เข้ามาในห้อง และขอคำปรึกษา ขอความคิดเห็น ขอการตัดสินใจจากคุณ หลังจากคุณให้คำปรึกษาแล้ว คุณใช้เวลาแค่ไหนที่จะปรับ จูน สติของคุณ สมองของคุณ ให้กลับมาสู่เรื่องงานที่คุณตัดสินใจก่อนหน้านี้ 15 นาที   20 นาที   1 ชั่วโมง  หรือลืมไปเลยล่ะครับ

ถ้าอย่างนั้นเราควรจะปิดประตู ไม่รับฟังความคิดเห็น หรือแก้ไขปัญหาใดๆ ในฐานะผู้นำเลยหรือ?

ไม่ใช่ครับ   อย่าเข้าใจผิด มีวิธีต่างๆ ที่จะช่วยยกระดับนโยบายดังกล่าวให้ดูเป็นแบบแผนมากขึ้น โดยที่ไม่กระทบต่องานที่คุณทำอยู่ การทำงานคุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยไม่ถูกรบกวนตลอดเวลา นโยบายเปิดประตุคุณสามารถปรับปรุงได้ครับ เพื่อไม่ให้เสียเวลา เรามาเริ่มกันเลยครับ

1. ให้คุณกำหนดชั่วโมงในการเข้าพบไปเลย

          คุณอาจจะแบ่งเป็นงานด่วน และงานที่ไม่ด่วนแต่สำคัญที่ต้องใช้เวลาในการพูดคุย    สำหรับงานด่วนคุณอาจจะกำหนดเวลาในแต่ละวันประมาณ 30 นาที ยกตัวอย่างเช่น กำหนดไว้เวลา 14.00 – 14.30 น. ของทุกวันไม่ว่าจะเป็นการเซ็นต์เอกสาร การคุยในปัญหาด่วนเรื่องงานที่ต้องแก้ไขปัญหา เป็นต้น ที่สำคัญรักษาเวลาอย่าให้เกินเวลาที่กำหนดเด็ดขาด ไม่เช่นนั้นจะเข้าสู่การเปิดประตูตลอดเวลาโดยไม่รู้ตัว   ส่วนงานที่ไม่ด่วนแต่สำคัญที่ต้องใช้เวลาในการพูดคุย คุณก็อาจจะกำหนดเวลาในวันใด วันหนึ่งเป็นวันเปิดประตูของคุณในการพูดคุย ของคุณ

 2. วางกฎพื้นฐานไว้เลยในการเข้าประตูมา

วางกฎไว้เลยครับในการเข้าประตูเข้ามาหาคุณ ที่ผู้นำระดับโลกเขาใช้กันอย่างได้ผลและแพร่หลาย เช่น  ก่อนเข้าหาคุณเพื่อขอคำปรึกษา และแก้ไขปัญหา  กำหนดให้เขาได้คิดหาแนวทางแก้ไขปัญหามาอย่างน้อย 2-3 ข้อก่อนเข้าพบคุณ ทำไมน่ะหรือ ก็เพราะว่า หากพนักงานคนนั้นมีปัญหาแล้วเข้าพบคุณทันที เขาจะไม่ได้ฝึกแก้ไขปัญหา เขาจะพึ่งแต่คุณเท่านั้น ซึ่งจะเสียเวลา และไม่มีประโยชน์กับเขาเลย   และอีกข้อหนึ่งก็คือ  หากพนักงานเข้าพบคุณ ก็ให้ถามเขาไปก่อนว่า ได้มีการพูดคุยกับหัวหน้า ตามสายการบังคับบัญชาของคุณแล้วหรือยัง  ข้อนี้เป็นการฝึกให้เข้าแก้ไขปัญหา และปรึกษาตามสายการบังคับบัญชาก่อน ไม่ใช่ว่าพบปัญหาใดก็คิดถึงแต่คุณให้คอยแก้ไขปัญหาให้ ซึ่งไม่ถูกต้อง

  3. กำหนดให้มีการพูดคุยตัวต่อตัวประจำสัปดาห์

สิ่งที่มีความสำคัญมากกว่าการประชุมประสัปดาห์ก็คือ “การพูดคุยกับพนักงานแบบตัวต่อตัว” โดยอาจจะกำหนดการพูดคุญสัปดาห์ล่ะ 1 ครั้ง กรณีหากคุณมีพนักงานเป็นจำนวนมากกว่า 10 คนควรจะกำหนดการพูดคุยตัวต่อตัว สัปดาห์เว้นสัปดาห์ ประโยชน์ของการพูดคุยแบบตัวต่อตัว จะทำให้พนักงานมีการเตรียมตัวในเรื่องต่างๆ เพื่อพูดคุยกับคุณ การพูดคุยกับพนักงานแบบตัวต่อตัวไม่ใช่เป็นการตักเตือน หรือตำหนิ จะเป็นการสร้างความไว้วางใจให้กับพนักงาน ด้วยการช่วยพนักงาน ถามในเรื่องงาน มีปัญหาใดหรือไม่  ต้องการให้ช่วยเหลือ สนับสนุนในเรื่องใด อาจจะเป็นเรื่องที่ไม่สามารถคุยกันได้ในที่ประชุม หรือเป็นเรื่องครอบครัว อะไรก็ได้ครับ ทั้งนี้เพื่อเป็นสร้างความเชื่อใจ ความอบอุ่นให้กับพนักงาน และทำให้เขารู้สึกว่า เขาไม่ได้ถูกทอดทิ้ง ยังคงมีผู้นำที่คอยช่วยเหลือเขาอยู่ครับ

 ลองนำวิธีต่างๆนี้ไปปรับใช้ดูครับ ผมว่าจะมีประโยชน์กับคุณแน่ๆ ดีกว่าคุณจะเปิดประตูรับตลอดเวลา โดยที่ไม่ได้ประโยชน์อะไรขึ้นมาเลย

• Facebook
• Twitter
• Line