ลักษณะของการมอบหมายงานแบบที่ 2 เป็นลักษณะการมอบหมายงานที่ทรงประสิทธิภาพที่สุด คือ
” การมอบหมายงานแบบนายงาน “
โดยการมอบหมายงา่นแบบนายงานนี้ จะมีการเน้นไปที่ผลสำเร็จ มากกว่าวิธีการทำงาน ซึ่งเป็นลักษณะการมอบหมายงาน ที่เหมาะกับการบริหารยุคใหม่จริงๆ
มีการเปิดโอกาสให้ผู้ทำงานชิ้นนั้นที่จะเลือกใช้วิธีการใดก็ได้ โดยผู้นำมอบความรับผิดชอบทั้งหมดเกี่ยวกับงานนี้ไปให้ โดยในช่วงแรกๆ นั้นอาจจะใช้เวลานานสักหน่อย แต่ก็คุ้มค่ากับเวลา และแรงงานที่เสียไป การมอบหมายงานแบบนายงาน จำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องมีความเข้าใจกันในทีมงาน อย่างถ่องแท้ ต้งแต่เริ่มงาน ซึ่งความไว้วางใจเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดในการมอบหมายงานในลักษณะนี้
โดยการมอบหมายงานในลักษณะแบบนายงาน ในช่วงเริ่มต้นต้องมีการทำความเข้าใจ และมีสัญญาผูกมัดในความคาดหวังงานไว้ 5 ประเด็นดังนี้ครับ
1.ผลลัพธ์ที่ต้องการ ผู้นำควรวาดภาพความสำเร็จของงานให้ชัดเจน ต้องทำความเข้าใจร่วมกันกับทีมงานว่าต้องการ “สิ่งใด” ไม่ใช้เน้นที่ ” อย่างไร ” ต้องการ ” ผลลัพธ์ ” ไม่ใช่ ” วิธีปฏิบัติงาน” ต้องมีความอดทนอดกลั้นในการควบคุมอดทน สร้างภาพในความสำเร็จของงานร่วมกันในทีมงานให้เห็นเป็นภาพเดียวกัน
2. คำชี้แนะในการทำงาน มีการระบุขอบเขตให้ชัดเจนของงานที่ผู้รับมอบงานต้องปฏิบัติ คำชี้แนะต้องจำกัดไว้ให้น้อยที่สุด มิเช่นนั้นจะกลับเข้าสู่การสั่งงานแบบลูกหาบได้ หลีกเลี่ยงการสั่งงานเป็นขั้นเป็นตอน ซึ่งต้องรวบรวมข้อบังคับอันเด็ดขาดเอาไว้ด้วย คุณคงไม่ต้องการให้เขารู้สึกว่ามีิอิสระเต็มที่ในการทำงาน จะำทำอะไรก็ได้ขอให้งานแล้วเสร็จ โดยแลกกับธรรมเนียมอันดีงามขององค์กร หากมีการทำเช่นนี้จะเป็นการทำลายความคิดสร้างสรรค์ของเขา และนำไปสู่การมอบหมายงานแบบลูกหาบอีกจนได้
ให้ทีมงานเรียนรู้ตนเอง ในความผิดพลาดของตนชอง และผู้อื่น ผู้นำต้องชี้ให้เห็นว่าจุดใดที่ทำให้ล้มเหลว สิ่งใดที่ควรหลีกเลี่ยง แต่อย่าได้บอกว่าควรทำอย่างไร ปล่อยให้ความรับผิดชอบกำกับอยู่ในงานที่เขาทำ โดยอาศัยการชี้แนะเป็นครั้งคราวเท่านั้น
3.ทรัพยากร ระบุให้ชัดเจนถึงแหล่งทรัพยากรต่างๆ เช่นมนุษย์ การเงิน เทคนิค ที่เขาจะนำมาใช้เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ที่ได้มีการวาดภาพร่วมกัน
4. ความรับผิดชอบ ระบุมาตรฐานการทำงาน ระบุหน้าที่ให้ชัดเจน ที่เกี่ยวข้องกับการประเมินผลการทำงาน ระบุความแน่ชัดในเรื่องเวลาแห่งการประเมินผลงาน ทำเช่นนี้จะทำให้ทีมงานมีความคิดสร้างสรรค์อยู่ตลอดเวลาไม่หยุดนิ่ง องค์กรจะได้สิ่งแปลกใหม่เสมอๆ
5. ผลที่จะเกิดขึ้น ระบุให้ทีมงานรับทราบว่าจะเกิดผลอันใดตามมา ให้ระบุผลทั้งดี และร้าย ซึ่งเป็นผลมาจากการประเมินผลงานของทีมงาน รวมไปถึงรางวัลทางการเงินต่างๆ รางวัลทางใจ จะเป็นการสร้างกำลังใจให้กับพนักงาน ทำให้เกิดการพัฒนาในทีมงาน เพราะมีการกระตุ้นตลอดเวลา
สิ่งที่สำคัญที่สุดในการมอบหมายงานแบบนายงานคือ ความไว้วางใจ ซึ่งเป็นแรงจูงใจในรูปแบบสูงสุดของมนุษย์ จะสามารถดึงสิ่งที่ดีๆ ที่สุดในตัวออกมา แต่ต้องใช้เวลา และความอดทน ไม่อาจจะตัดความจำเป็นในการฝึก และพัฒนาบุคลากร เพื่อยกระดับความสามารถให้สูงขึ้น เพื่อความพึงพอใจของพนักงาน เอง…
นายธวัชชัย สุวรรณสาร
นักพัฒนาศักยภาพบุคคล
086-6593823
