ในบทความที่แล้ว คุณทราบแล้วว่า ทักษะที่คุณจะขาดไม่ได้เลย หากคุณต้องการก้าวสู่ตำแหน่งผู้จัดการ คือ ทักษะในการแก้ไขปัญหา โดยการมองปัญหาเป็นสิ่งที่ต้องแก้ไข ไม่ใช่หลีกเลี่ยง หรือเก็บสะสมปัญหานั้นไว้
หากคุณต้องการเป็นผู้จัดการ คุณต้องไม่กลัวปัญหา คุณต้องไม่หลีกเลี่ยงปัญหา มันไม่ดีเลย หากคุณจะก้าวสู่ตำแหน่งที่สูงกว่านั้น และหากคุณยังมิได้ Focus ที่การแก้ไขปัญหา แต่คุณไป Focus ที่ตัวปัญหาเสียเอง คุณจะมีปัญหาในเรื่องนั้นตลอดไป เพราะฉะนั้น คุณต้องฝึกตัวเองหากคุณพบเจอกับปัญหา คุณต้องมุ่งเน้นไปที่การแก้ไขปัญหาเท่านั้น เมื่อคุณปรับโหมดสมองคุณไปที่การแก้ไขปัญหาอย่างสม่ำเสมอ เมื่อนั้น หากคุณพบปัญหาไม่ว่าใหญ่น้อยแค่ไหน คุณก็จะผ่านไปได้อย่างสบายๆ
ในวันนี้ผมจะบอกวิธีการแก้ไขปัญหาที่ทรงประสิทธิภาพที่สุด 9 ขั้นตอนคุณสามารถนำไปปรับใช้ได้เลยทันที เอาล่ะครับ มาเริ่มกันเลย
1. ระบุ เจาะจงให้ชัดเจนก่อนเลยว่า ปัญหาคืออะไรกันแน่
คุณต้องระบุปัญหาให้ชัดเจนครับ ไม่ใช่ว่าในกลุ่มของคุณ นิยามปัญหาไปคนล่ะแบบ คนล่ะอย่าง ให้ทุกคนเข้าใจปัญหาให้ตรงกันก่อน อย่าไปคนละทิศคนละทาง ก็เหมือนกับหมอครับ ก็ต้องวินิจฉ้ยโรคให้ถูกต้อง จึงจะรักษาได้ตรงกับอาการของโรค เวลาคุณคันที่ไหน คุณก็ต้องเกาให้ถูกที่คัน ไม่ใช่คันที่มือ ไปเกาที่ท้อง มันก็ไม่หายคันหรอกครับ
2. ตั้งคำถามก่อนครับว่า มันคือปัญหาจริงๆ หรือปล่าว
คุณต้องจำไว้เลยว่า เหตุการณ์บางอย่าง คุณก็ไม่สามารถจะทำอะไรกับมันได้ เช่น การว่างงานภายในประเทศ ดอกเบี้ยเงินกู้ที่สูงขึ้นเป็นต้น สิ่งที่คุณไม่สามารถทำอะไรกับมันได้ คุณต้องอยู่กับมันให้ได้ และหาวิธีการที่จะรับมือกับมันเท่านั้น ที่สำคัญอาจจะมีหลายๆ เหตุการณ์ที่คิดว่าจะเป็นปัญหา แต่ก็ไม่ใช่ กลับกลายเป็นโอกาสที่ แอบแฝงเข้ามา คุณต้องแยกให้ออกครับ
3. ตั้งคำถามกับตนเองว่า มีปัญหาอะไรอีกบ้าง
ข้อนี้ต้องพยายามฝึกให้เป็นนิสัยประจำตนเลยครับ การแก้ไขปัญหาไม่ควรมองมิติเดียวครับ ควรมองหลายมิติที่แฝงอยู่ในปัญหานั้น โปรดจำไว้เลยว่า หากคุณนิยามปัญหา พบปัญหาที่แฝงอยู่มากเพียงใดคุณก็จะมีโอกาสในการแก้ไขปัญหามากขึ้นเท่านั้นครับ โดยคุณต้องตั้งคำถามดังนี้
เมื่่อคุณพบกับปัญหาให้ถามว่า ” ปัญหาคืออะไร ” และเมื่อระบุตัวปัญหาได้แล้ว ก็ให้ถามตัวเองอีกว่า ” ยังมีปัญหาอะไรอีกบ้าง” ยกตัวอย่างเช่น
“ปัญหาคืออะไร” พบสิ่ีงเจือปนอยู่ในสินค้า คุณก็อาจจะแก้ไขปัญหาด้วยการ เพิ่มความละเอียดในการตรวจสอบสิ่งเจือปนในอาหารจาก 2 ขั้นตอน เป็นการทวนสอบ 3 ขัั้นตอน “ยังมีปัญหาอะไรอีกบ้าง” การบรรจุหีบห่อสินค้าไม่ดี คุณก็จะแก้ไขสินค้าด้วยการตรวจสอบเครื่องบรรจุหีบห่อ และทวนสอบขั้นตอนการบรรจุหีบห่อใหม่เห็นต้น เห็นไหมครับ เพียงแค่คุณ ตั้งคำถาม ” ยังมีปัญหาอะไรอีกบ้าง” คุณก็จะพบปัญหาหลากหลาย และแก้ไขปัญหาให้ถูกจุดมากยิ่งขึ้น
4. ปัญหาเกิดจากอะไร
เมื่่อตั้งคำถามนี้ คุณจะเข้าใจถึงสาเหตุของปัญหา เพื่อให้มั่นใจว่าจะได้ไม่เกิดซ้ำอีก คุณสามารถทราบได้ว่า ระบบของคุณมีปัญหาหรือไม่ บกพร่องหรือไม่ ตรงไหน เพื่อที่คุณจะได้เข้าใจ และแก้ไขปัญหาได้ที่ต้นตอของปัญหาอย่างถูกจุด
5. ให้คุณตั้งคำถามของคุณครับว่า วิธีการแก้ไขปัญหาที่่มีประสิทธิภาพ และมีความเป็นไปได้มากที่สุดนั้นมีอะไรบ้าง
เป็นการกระตุ้นให้คุณ หาวิธีการที่หลากหลายในการแก้ไขปัญหา โดยไม่ให้คุณจมกับวิธีการแก้ไขปัญหาอยู่แบบเดียว การมีวิธีการแก้ไขปัญหาที่หลากหลาย จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการแก้ไขปัญหาที่อยู่ตรงหน้า มันย่อมดีกว่ามีวิธีการแก้ไขปัญหาเพียงวิธีเดียวอย่างแน่นอนครับ
6. วิธีการที่ดีที่สุดในตอนนี้คืออะไร
เมื่อคุณมีวิธีการหลายหลายในการแก้ไขปัญหา ตอนนี้แหล่ะครับ คุณต้องเลือกวิธีการที่ดีที่สุดในการแก้ไขปัญหาว่าคืออะไร หลักการที่ Brian Tracy ปรมาจารย์ระดับโลกในการพัฒนาตนเอง ได้บอกไว้ว่า ให้คุณพยายามแก้ไขปัญหา 80% ทันที ส่วนปัญหาอีก 20% นั้นให้มาจัดการภายหลังที่สำคัญคือ คุณต้องกำหนด Dead Line ให้ชัดเจนในการแก้ไขปัญหา เมื่อคุณมีเป้าหมายในการแก้ไขปัญหา จะเป็นการกระตุ้นให้คุณแก้ไขปัญหา ลดการสะสมปัญหาแบบดินพอกหางหมูไปได้ครับ
7. ตัดสินใจแก้ไขปัญหาได้แล้ว
เมื่อเลือกวิธีที่ดีที่สุดได้แล้ว ให้ตัดสินใจในการแก้ไขปัญหาในทันที อย่าปล่อยทิ้งไว้ ให้เตือนตัวเองเลยว่า ให้ทำเดี๋ยวนี้ ต้องทำเดี๋ยวนี้เท่านั้น
8. มอบหมายหน้าที่ไปแก้ปัญหา
จัดสรรหน้าที่เลย ยิ่งปัญหาเป็นปัญหาระดับองค์กร คุณจำเป็นต้องมอบหมายหน้าที่ ให้ไปจัดการแก้ไขปัญหาในบทบาทของตนเอง ควรมีการจัดประชุมแก้ไขปัญหาทันที มอบหมายหน้าที่แต่ละคนให้ชัดเจนไปเลย ว่าใตรอยู่ในขั้นตอนไหนในการแก้ไขปัญหา อย่าลืมมอบหมายหน้าที่ในการแก้ปัญหาน่ะครับ พลาดกันมาเยอะแล้ว
9. คุณต้องกำหนด “ตัวชี้วัด” ในการแก้ไขปัญหา
ไม่เช่นนั้นคุณจะไม่รู้เลยครับว่า ปัญหาได้มีการแก้ไขให้ล่วงพ้นไปด้วยดีแล้วหรือยัง ดูได้จากผลลัพธ์ ที่เกิดหลังจากผ่านขั้นตอนการแก้ไขปัญหา ห้ามแก้ไขปัญหาโดยไม่มีตัวกำหนดชี้วัดเด็ดขาด ไม่เช่นนั้นคุณจะพลาด และไม่รู้เลยว่าปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว
