อีเมล์ E-Mail เป็นสิ่งที่คุณต้องเกี่ยวข้องเกือบทุกวัน หากคุณทำงานสำนักงาน ไม่ว่าตำแหน่งไหน อีเมล์ เป็นสิ่งที่ใช้ติดต่อสื่อสารระหว่างกันในการทำงาน อาจจะเรียกได้ว่าใช้เป็นหลักเลยทีเดียว บางคนต้องใช้เวลากับอีเมล์วันล่ะหลายๆ ชั่วโมง บางทีก็เกือบครึ่งวันจนบางครั้งเราก็ให้ความสำคัญกับอีเมล์มากเสียจนลืมว่่า ยังมีงานสำคัญๆ อีกมากมายที่คุณต้องไปทำ และอีกอย่างหนึ่งที่ผมจะบอกไว้ก็คือ การที่คุณจัดการกับอีเมล์ขาเข้านั้น จะเป็นการตอบสนองงานของคนอื่นๆ ที่เขาเอางานมาให้คุณมากกว่า งานที่สำคัญของตนเองเสียอีก หรือคุณว่าไม่จริงครับ?
การใช้เวลากับอีเมล์ สิ้นเปลือง และกินเวลาขนาดนี้เราจะมีวิธีการจัดการกับอีเมล์ขาเข้า อันมหาศาลนี้ได้อย่างไร โดยที่ไม่ให้เสียงาน รวมถึงได้มีเวลาในการที่คุณจะไปจัดการงานสำคัญๆ ต่างๆ ของคุณที่รออยู่ได้
ผมอ่านหนังสือมาหลายเล่มมากครับเกี่ยวกับการจัดการกับอีเมล์ ขาเข้า แต่ผมชอบวิธีการจัดการกับอีเมล์ของคุณ Robert C. Pozen ผู้เขียนหนังสือ Extreme Productivity หรือชื่่อภาษาไทยว่า “ทำน้อยลงแต่ได้งานมากขึ้น ด้วยเคล็ดลับจาก ซีอีโอนักบริหารเวลา” มีฉบับภาษาไทยแล้วครับคุณสามารถหาอ่านได้ ในหนังสือบอกถึงเคล็ดลับการบริหารเวลามากมาย แต่เนื้อหาที่ผมชอบมากคือ การจัดการอีเมล์ขาเข้า ผมเห็นว่าเนื้อหาดังกล่าวมีประโยชน์กับทุกคน เลยนำรายละเอียดบางส่วน มาบอกให้คุณทราบกถึงแนวทาการจัดการกับอีเมล์ที่ได้รับในแต่ละวัน เรามาเริ่มกันเลยครับ
1. อย่าดูอีเมล์ ถึงขั้นต้องดูตลอดเวลา เรียกว่าเสพติดอีเมล์กันเลยทีเดียว
เพราะจะทำให้คุณเสียสมาธิ แทนที่คุณควรต้องนำเวลาที่มีคุณค่าของคุณที่เหลือแทบจะไม่พอในแต่ละวันนั้นนั้น ทำงานที่มีประโยชน์ มีคุณค่าต่อบริษัท ต่อองค์กร กลับจะต้องนำเวลาส่วนมากมาทำงานตามอีเมล์ที่มีผู้ส่งมาก ซึ่งอีเมล์ขาเข้าทั้งหมดนั้น จะเป็นงานที่คนอื่นๆ ขอความช่วยเหลือจากคุณเสียมากกว่า เพราะฉะนั้น คุณควรฝึกไม่ให้ต้องเช็คอีเมล์ตลอดเวลา โดยกำหนดเป็นช่วงเวลาเช็คอีเมล์ไปเลย เช่นทุกๆ ชั่วโมง เป็นต้น แต่หากเจ้านายของคุณแจ้งมาบอกว่า ขอให้ช่วยเขาทำงานในงานที่เขาส่งเมล์มา และให้เรารีบส่งเมล์ ก็ไม่ควรเลี่ยงครับ ควรตอบสนองความต้องการของเขาครับ อันนี้เลี่ยงไม่ได้ครับ เดี๋ยวอนาคตการงานจะหลุด
2. ในอีเมล์ที่มีการตอบกลับ หลายๆครั้ง
ควรเช็คอีเมล์ล่าสุดก่อนเสมอ เพราะอะไรหรือครับ ก็เพราะว่าอีเมล์เรื่องเดียวกันที่มีการติดต่อกันไปมา อาจจะมีการปิดประเด็น หรือแก้ไขไปแล้ว จะได้ไม่ต้องเสียเวลาไปอ่านครับ
3. อีเมล์โดยมากแล้วจะมีการแจ้งว่า “แจ้งเพื่อทราบ” หรือ ” FYI (For Your Information)
ไม่่จะมาจากเพื่อนร่วมงานของคุณ เจ้านายของคุณ ถ้าหากคุณได้รับอีเมล์ประเภท “แจ้งเพื่อทราบ” นี้มากจนเกินไป อาจจะของความร่วมมือจากเพื่อนร่วมงาน ลูกน้องของคุณเองว่า ให้มีการคิด กลั่นกรองอีเมล์ให้มากก่อนที่จะส่งอีเมล์ออกมาหาคุณ หากไม่ค่อยวำคัญนัก ก็ไม่ต้องส่งมาก็ได้ เพื่อประหยัดพื้นที่ในการเรียบเก็บข้อมูลในคอมพิเตอร์ของคุณ
4. ก่อนที่คุณจะกดปุ่น “ตอบกลับทั้งหมด” คุณต้องคิด ไตร่ตรอง ใคร่ครวญดีๆ ครับ ต้องแน่ใจว่า บุคคลในลิสท์การตอบกลับ อีเมล์ ทั้งหมดของคุณนั้นจำเป็นที่จะต้องอ่าน อีเมล์ของคุณหรือไม่ หากมีคนใดในลิสท์รายชื่อไม่ได้เกี่ยวข้องกับเรื่องราว ก็ไม่ต้องส่งครับ เขาจะรำคาญเปล่าๆ ครับ
5 คุณอาจจะไม่ต้อง ตอบกลับด้วยการส่งอีเมล์ ทุกครั้งว่า “ขอบใจ” แทนที่คุณจะตอบกลับ คุณก็อาจจะให้ความช่วยเหลือ ไม่ตอบกลับอีเมล์ดังกล่าว เพื่อลดอีเมล์ขาเข้า อันมหาศาลในกล่องขาเข้า ของเขาจะมีประโยชน์กว่าครับ
* ลองนำไปปรับใช้ดูน่ะครับ
