หัวหน้าที่ดีจะตระหนักรู้ว่าคำพูดและการกระทำนั้นมีผลอย่างมากต่อความพึงพอใจในงาน แรงกระตุ้น ผลิตภาพของบรรดาลูกจ้างลินน์ เทย์เลอร์ ผู้เชี่ยวชาญด้านการประพฤติตัวในที่ทำงานในสหรัฐอเมริกา ได้กล่าวไว้สำหรับสื่อสารระหว่างหัวหน้าของลูกน้องให้ที่ทำงานเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างยิ่งที่ไม่ควรมองข้าม เทย์เลอร์ และไมเคิล เคอร์ นักพูดชื่อดัง จึงได้รวบรวมคำพูดต่างๆ ที่หัวหน้าควรจะพูดกับลูกน้อง เพื่อช่วยให้บรรยากาศการทำงาน และการทำงานของพนักงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ดังนี้
1.อรุณสวัสดิ์การเริ่มบทสนทนาเป็นเรื่องเล็กน้อย ทว่าลูกจ้างจะรู้สึกได้ทันทีเมื่อหัวหน้าไม่พูด
2.คุณเป็นอย่างไรบ้างนี่เป็นคำถามที่เรียบง่ายที่ช่วยให้ลูกจ้างมีความผ่อนคลาย และตระหนักว่าตนเองเป็นมากกว่าพนักงานคนหนึ่งในบริษัท
3.ทำได้ดีมากการชื่นชมและการยอมรับนั้นเป็นเรื่องที่น่ายินดีเพราะมนุษย์ทุกคนล้วนต้องการได้รับคำชื่นชม
4.ลองทำดูสิการมองโลกเป็นบวก และเปิดทางให้ลูกจ้างเติบโต อาจจะทำให้เกิดความผิดพลาด ทว่าหากปราศจากความผิดพลาดเลย ก็นับเป็นสัญญาณอันตรายของบริษัทเช่นกัน
5.นั่นเป็นความผิดของฉันเองการยอมรับผิดเป็นสิ่งที่หัวหน้าที่มีประสบการณ์ควรทำ และยังเป็นการสร้างแบบอย่างที่ดีให้กับผู้อื่นด้วย
6.ขอบคุณในที่ทำงานที่หัวหน้าแสดงความรู้สึกขอบคุณต่อผู้อื่นจะมีอัตราการลาหยุดงานที่ต่ำ ผลิตภาพในการทำงานก็ดีขึ้นอีกด้วย
7.คุณช่วยทำ…ได้ไหมการแสดงมารยาทเป็นเรื่องที่มักถูกมองข้าม8.ฉันจะทำอะไรให้คุณได้บ้างเพื่อช่วยให้งานดีขึ้นนี่เป็นคำพูดที่สะท้อนถึงความห่วงใย และความเห็นอกเห็นใจที่มีต่อลูกจ้าง และยังเป็นการสะท้อนว่า หน้าที่หัวหน้าคือการเข้าใจที่จะสนับสนุนลูกน้องอยู่เบื้องหลัง
9.นี่คือตัวอย่างบางครั้งงานที่สั่งไปอาจจะมีความสับสนอยู่บ้างดังนั้นแล้วหัวหน้าควรให้ตัวอย่างเพื่อช่วยอธิบายงานให้เข้าใจมากขึ้น
10.ตอนนี้งานคุณมีอะไรบ้างเป็นเรื่องสำคัญที่หัวหน้าควรตรวจสอบถึงสถานะว่า ลูกน้องกำลังทำอะไรอยู่บ้าง เพื่อให้รู้ว่าจะไม่ให้งานกับลูกจ้างมากเกินไป
11.นี่คือฟีดแบ็กของฉันหลายครั้งที่ลูกจ้างมักจะไม่รู้ว่างานที่ทำไปเวิร์กหรือไม่ ฉะนั้นแล้วยิ่งมีการตอบกลับจากหัวหน้ามากเท่าไร ก็ยิ่งเป็นการช่วยพัฒนาคุณภาพงานมากเท่านั้น
12.อย่าลังเลใจที่จะถามการเรียนรู้ของพนักงานคือการถาม
13.คุณคิดว่าอย่างไรนี่เป็นคำถามที่คุณจะได้รู้ถึงความคิดของพนักงาน และยังเป็นการให้คุณค่ากับสิ่งที่พนักงานคิดอีกด้วย
14.เราทำสิ่งนี้ไปเพื่อ…การบอกถึงวิสัยทัศน์ให้กับทุกคนที่มีส่วนร่วมได้รู้ถือเป็นเรื่องดี เพราะนั่นหมายถึงการมีจุดหมายที่แน่ชัด ไม่เช่นนั้นก็อาจเคว้งคว้าง ทำงานโดยไม่ได้ประโยชน์อะไร
15.เราจะแก้ปัญหานี้อย่างไรดีแทนที่จะเอาแต่ออกคำสั่งเพียงอย่างเดียว เจ้านายที่ดีควรจะกระตุ้นให้ทีมรู้จักวิเคราะห์สถานการณ์ และร่วมหาทางออกด้วยกัน เนื่องจากเป็นการสร้างความรู้สึกว่ากำลังทำงานร่วมกัน ไม่ใช่ทำงานรับใช้ใครอยู่
16.ลูก/พ่อแม่/สัตว์เลี้ยงของคุณสบายดีไหมการถามถึงสภาพชีวิตนอกที่ทำงานของลูกน้องก็เป็นเรื่องที่ไม่ควรมองข้าม แต่ก็อย่าถามคำถามที่ล้ำเส้นความเป็นส่วนตัวจนเกินไป
17.งานเป็นอย่างไรบ้างการสอบถามถึงสภาพการทำงานว่ามีปัญหาอะไร หรือว่าสนุกหรือเปล่า เป็นวิธีตรวจสอบว่าทักษะของพนักงานและตัวเนื้องานสอดคล้องกับเป้าหมายการเติบโตของบริษัทหรือไม่ และอย่าลืมว่าการทำงานด้วยความสนุกย่อมทำออกมาได้ดีกว่าเสมอ
18.คอยอัพเดทให้ฉันบ้างพนักงานส่วนใหญ่อาจไม่กล้า หรือไม่ต้องการที่จะบอกความเป็นไปในภาระของตนเองให้คนระดับหัวหน้าได้ทราบ เพราะอยากจะส่งงานที่เสร็จแล้วไปให้ก็พอ ทว่าเจ้านายควรจะรับรู้พัฒนาการที่เกิดขึ้น โดยอาจไม่ต้องเข้ามายุ่งด้วยก็ได้
19.สัปดาห์นี้เป็นอย่างไรบ้างคงมีพนักงานไม่กี่คนนักที่จะชอบเจ้านายพูดมาก แต่หัวหน้าซึ่งเป็นผู้ฟังที่ดีและดูเอาใจใส่ กลับจะกลายเป็นที่รักของทุกๆ คน นอกจากนี้ ระหว่างบทสนทนาเล็กๆ น้อยๆ ก็อาจช่วยให้ได้ทราบข้อมูลใหม่ๆ มาก็เป็นได้
20.ฮ่าๆๆๆ อย่าลืมที่จะหัวเราะบ้างไม่ใช่หัวเราะเยาะใส่พนักงาน แต่เป็นหัวเราะด้วยกันไปกับเรื่องตลก ลองหามุขเด็ดๆ มาปล่อยกลางวง ก็ช่วยเรียกคะแนนความรักจากลูกน้องได้ไม่น้อย
21.เป้าหมายชีวิตของคุณคืออะไรการรู้เป้าหมายในอาชีพการงานและชีวิตส่วนตัวของพนักงาน ทำให้เข้าใจถึงแรงขับเคลื่อนของพนักงานแต่ละคน
