คงปฏิเสธไม่ได้ว่า การเสนอแนะ (Feedback) มีบทบาทอย่างมากในชีวิตการทำงาน และทุกๆ กิจกรรมในชีวิตของเรา การ Feedback เป็นการแสดงออกถึงการพัฒนา ความคิดเห็นแบบเติบโต คนที่มีการเสนอแนะ แบบสร้างสรรค์ จะนำมาซึ่งความก้าวหน้าในชีวิต แต่ปัจจุบันนี้คงปฏิเสธไม่ได้เลยว่า มีคนน้อยมากที่ไม่รู้หลักการ Feedback ที่ดี ส่วนมากจะ Feedback โดยนำความต้องการของตนเองเป็นหลักในการเสนอแนะ โดยเฉพาะผู้บริหาร หัวหน้างานที่อยู่ด้านบนของสายงาน ที่มีความมั่นใจมากเกินไป ทำให้เกิดปัญหาในงาน ลูกน้องทีมงานไม่ได้รับประโยชน์เท่าที่ควรใน Feedback นั้น หรือแม้กระทั่งตัวของพนักงานเอง เมื่อมีการ Feedback ไป ก็มักจะไม่ได้รับการตอบสนอง จนทำให้ไม่อยากจะทำการเสนอแนะอะไรอีกต่อไป ซึ่งเป็นปัญหามาก กระทบต่อการพัฒนาในทีม และแผนกของตน จนส่งผลสืบเนื่องทำให้องค์กรไม่พัฒนาไปไหน รวมถึงชีวิตการทำงานของคุณอาจจะพังได้เลย
ฉะนั้น ในบทความนี้ ผมจะมาบอกถึงหลักการ Feedback ที่ดีที่คุณสามารถนำไปปรับใช้ได้โดยทันที และมีประโยชน์กับคุณแน่นอนครับ
หลักในการ เสนอแนะ (Feedback) ที่ดี ที่คุณสามารถนำไปใช้ได้โดยทันที มาเริ่มกันเลย
1. ตั้งใจฟังก่อนเลย
ข้อเสนอแนะ หากเริ่มต้นด้วยการไม่ตั้งใจฟัง เอาตนเองเป็นที่ตั้ง จะไม่มีทางประสบความสำเร็จเลย การตั้งใจจะต้องมีการตั้งใจฟังแบบ Active คือ ไม่ใช่ว่าตั้งใจฟังอย่างเดียว คุณต้องสังเกตุกริยา การแสดงออก ไม่ว่าจะเป็นน้ำเสียงของผู้เสนอแนะ ท่าทีของผู้พูด ด้วย และที่สำคัญไม่ควรพูดทะลุกลางปล้อง พูดแทรกโดยเด็ดขาด ให้เขาพูดจบก่อนแล้วคุณค่อยพูด หากคุณยังทำข้อแรกนี้ไม่ได้ ก็ไม่จำเป็นต้องพูดถึงข้อต่อไป การเสนอแนะ Feedback ล่มแน่นอน
2. ต้องเป็นการให้ข้อเสนอแนะในการปรับปรุงพัฒนา ไม่ใช่เป็นการตำหนิ
หลายครั้ง หลายครา การให้ข้อเสนอแนะมักจะจบลงด้วยการตำหนิ หาคนผิด ซึ่งไม่ใช่เลย การให้ข้อเสนอแนะ Feedback ควรเป็นการเสนอแนะในการปรับปรุงพัฒนา มากกว่าจะตำหนิ เพื่อหาคนผิด ซึ่งไม่มีประโยชน์เลย หากFeedback แบบนี้อย่าทำเลยดีกว่า เพราะเสียเวลา
3. การเสนอแนะ จะต้องเป็นไปในลักษณะ ตัว ต่อ ตัว หรือ One By One เท่านั้น
การให้ Feedback ควรจะให้เป็นลักษณะตัวต่อตัว เนื่องจากหากมีการประชุม และเสนอแนะเรื่องปรับปรุงงาน หรืออาจจะเป็นการ Feedback ปัญหา หรือข้อร้องเรียนของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง หรืออาจจะเป็นการเสนอแนะเพื่อเคลียร์ใจ เคลียร์ปัญหา ต่อหน้าบุคคลจำนวน มาก จะทำให้เป็นลักษณะของการประจาน ฉะนั้นคุณควรจำแนกให้ชัดเจนด้วยว่า เรื่องที่จะมา Feedback นั้น เป็นการเสนอแนะเรื่องงาน หรือเรื่องเป็นปัญหาส่วนบุคคล มิเช่นนั้นจะเกิดปัญหาในทีมงานได้
4. ห้ามเปรียบเทียบเด็ดขาด
หลายครั้งการให้คำแนะนำ หรือ Feedback อาจจะเป็นการตักเตือน และบอกให้ทีมงานปรับปรุงงาน รวมถึงอาจจะมีการตำหนิบ้างในการ Feedback ซึ่งหากเป็นกรณีดังกล่าวแล้ว คุณอย่า Feedback ในลักษณะเปรียบเทียบโดยเด็ดขาด ยกตัวอย่างเช่น “ทำไมการทำงานของคุณถึง ไม่มีคุณภาพ ระเบียบเหมือนคุณ A เขาน่ะ” เป็นต้น ซึ่งการเปรียบเทียบจะไม่แฟร์กับเขาอย่างแน่นอน ซึ่งหากเป็นคุณ คุณก็คงไม่ชอบถูกไหมครับ ฉะนั้น การเสนอแนะ ควรสื่อสารเพื่อให้เขารับรู้ว่า เราต้องการให้เขาปรับปรุงงาน โดยโฟกัสไปที่ตัวเขาเท่านั้น ห้ามเปรียบเทียบเด็ดขาดเลย
5. ต้องจดด้วย กันลืม
การจดข้อเสนอแนะ Feedback ด้วยความตั้งใจ เป็นสิ่งที่ต้องทำ และจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ อย่าไว้ใจสมองของคุณมากจนเกินไป อย่างผลักภาระให้กับสมองในการจดจำ สมองไม่สามารถจำได้ทุกคำ ทุกอย่าง คุณต้องจดลงไปในสมุดบันทึก เพื่อป้องกันประเด็นจาก Feedback ซึ่งจะขาดหายไปในการพูดนั้น และเป็นการสร้างความเคารพ แสดงถึงความตั้งใจ ในการรับ Feedback ด้วย เมื่อคุณจดข้อเสนอแนะที่รับฟังจากเขา เขาก็วางใจคุณ ชอบคุณ และจะให้ข้อมูลมากขึ้น ซึ่งเป็นประโยชน์กับคุณอย่างแน่นอนที่สุด
6. ไม่ว่าคุณจะชอบ หรือไม่ชอบ ต้องมีเหตุผลแจ้งเสมอ
แน่นอนฟีดแบก จะมีทั้ง ฟีดแบกที่คุณชอบ และคุณไม่ชอบ มีเห็นด้วย กับไม่เห็นด้วย ก็ตาม คุณต้องมีเหตุผลกำกับด้วยเสมอในความเห็นด้วย หรือไม่เห็นด้วยนั้น ผิดมากหากคุณจะบอกเหตุผลแต่เพียงฟีดแบกที่คุณชอบ คุณเห็นด้วยแต่เพียงอย่างเดียว เพราะจะแสดงถึงความลำเอียงอย่างชัดเจน คุณต้องบอกเหตุผลในเรื่องที่คุณไม่เห็นด้วย
7. เมื่อคุณมีภาวะทางอารมณ์ที่ไม่ดี อารมณ์เสีย ห้ามคุณทำฟีดแบก เด็ดขาด
ก่อนที่คุณจะให้ฟีดแบก หรือ จะรับฟังฟีดแบก คุณต้องมีอารมณ์ที่ดี เพราะอารมณ์เสียจะทำให้เกิดความโน้มเอียง ไม่มีเหตุผล เมื่อใดที่อารมณ์คุณเสีย หรือแปรปรวนไม่คงที่ ให้พัก หรือเว้นการรับฟัง การฟีดแบกไปก่อน อย่างเสี่ยงเลยครับ มันไม่คุ้มจริงๆ และชีวิตคุณ ทีมงานคุณอาจจะพังไปด้วยก็ได้ เสียไปหมด ยังไงก็ไม่คุ้มครับ
และนี่คือหลักแห่งการเสนอแนะ ( Feedback ) ที่ดี นำมาวิเคราะห์ตัวคุณดูน่ะครับ และรีบปรับปรุงโดยด่วน เมื่อนั้นการทำงาน การบริหารทีมงาน การแก้ไขปัญหา จะมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างแน่นอน
