การสัมภาษณ์งาน เปรียบเสมือนประตูสู่การค้นหาสุดยอดพนักงานที่จะมาเป็นฟันเฟืองสำคัญ ในขับเคลื่อนองค์กรให้บรรลุเป้าหมาย ทว่า การสัมภาษณ์แบบเดิมๆ อาจไม่เพียงพอที่จะค้นหาผู้สมัครที่ใช่ บทความนี้ผมจึงนำเสนอเทคนิคการสัมภาษณ์งานที่ช่วยให้คุณค้นพบสุดยอดพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อมาทำให้องค์กรประสบความสำเร็จ
1. เตรียมตัวอย่างมืออาชีพ
ก่อนเริ่มสัมภาษณ์ หัวหน้าควรเตรียมตัวให้พร้อม เพื่อให้การสัมภาษณ์มีประสิทธิภาพ ดึงศักยภาพของผู้สมัครออกมาได้อย่างเต็มที่ และค้นพบสุดยอดพนักงานที่ใช่
1.1 กำหนดคุณสมบัติที่ชัดเจน
ขั้นตอนแรก หัวหน้าควรวิเคราะห์งาน ระบุคุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งงาน ทั้งด้านทักษะ ประสบการณ์ และคุณลักษณะส่วนตัว เช่น:
- ทักษะ: ทักษะที่จำเป็นสำหรับการทำงาน เช่น ทักษะการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ ทักษะการสื่อสาร ทักษะการขาย
- ประสบการณ์: ระยะเวลาประสบการณ์ที่ต้องการ ประเภทของประสบการณ์ ผลงานที่เคยทำมา
- คุณลักษณะส่วนตัว: บุคลิกภาพ ทัศนคติ ความคิดความอ่าน ที่เหมาะสมกับองค์กร เช่น ความรับผิดชอบ ความอดทน ความคิดสร้างสรรค์
ตัวอย่าง:
- ตำแหน่งนักพัฒนาซอฟต์แวร์: ต้องมีทักษะการเขียนโปรแกรม ทักษะการแก้ปัญหา ทักษะการคิดวิเคราะห์ ประสบการณ์การพัฒนาซอฟต์แวร์อย่างน้อย 2 ปี ผลงานพัฒนาซอฟต์แวร์ที่สามารถนำเสนอได้ บุคลิกภาพร่าเริง ทำงานเป็นทีมได้ มีความคิดสร้างสรรค์
- ตำแหน่งพนักงานขาย: ต้องมีทักษะการสื่อสารที่ดี ทักษะการโน้มน้าวใจ ทักษะการเจรจาต่อรอง ประสบการณ์การขายอย่างน้อย 1 ปี ผลงานการขายที่สามารถนำเสนอได้ บุคลิกภาพมั่นใจ กล้าแสดงออก มีความรับผิดชอบ
1.2 ออกแบบคำถามที่ชาญฉลาด
หลังจากกำหนดคุณสมบัติที่ชัดเจนแล้ว หัวหน้าควรออกแบบคำถามที่หลากหลาย ครอบคลุมทุกแง่มุมของงาน และสามารถดึงศักยภาพของผู้สมัครออกมาได้ เช่น:
- คำถามเกี่ยวกับประสบการณ์: ถามเกี่ยวกับประสบการณ์การทำงานที่เกี่ยวข้อง ผลงานที่เคยทำมา บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ อุปสรรคและวิธีการแก้ไข บทเรียนที่เรียนรู้
- คำถามเกี่ยวกับทักษะ: ถามเกี่ยวกับทักษะที่จำเป็นสำหรับงาน ทักษะที่มี ทักษะที่ขาด วิธีการพัฒนาทักษะ
- คำถามเกี่ยวกับสถานการณ์สมมติ: ตั้งสถานการณ์สมมติที่เกี่ยวข้องกับงาน ให้ผู้สมัครคิดวิเคราะห์ และตัดสินใจ
- คำถามเกี่ยวกับองค์กร: ถามเกี่ยวกับความรู้เกี่ยวกับองค์กร ความสนใจในองค์กร ความคาดหวังจากองค์กร
- คำถามเกี่ยวกับตัวเอง: ถามเกี่ยวกับจุดแข็ง จุดอ่อน ความฝัน เป้าหมาย แรงจูงใจ
ตัวอย่าง:
- คำถามเกี่ยวกับประสบการณ์: เล่าประสบการณ์ที่ประสบความสำเร็จในงานที่ผ่านมา อุปสรรคที่เจอ วิธีการแก้ไข บทเรียนที่เรียนรู้
- คำถามเกี่ยวกับทักษะ: คุณมีทักษะการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์อะไรบ้าง? โปรแกรมอะไรที่คุณใช้คล่องแคล่วที่สุด?คุณมีทักษะการแก้ปัญหาอย่างไร? ยกตัวอย่างสถานการณ์ที่คุณต้องแก้ปัญหา คุณแก้ปัญหาอย่างไร?
- คำถามเกี่ยวกับสถานการณ์สมมติ: ลูกค้าไม่พอใจกับสินค้า คุณจะจัดการกับสถานการณ์นี้อย่างไร? เพื่อนร่วมงานทำงานผิดพลาด คุณจะทำอย่างไร?
- คำถามเกี่ยวกับองค์กร: คุณรู้จักองค์กรของเรามากแค่ไหน? ทำไมคุณถึงอยากทำงานกับองค์กรของเรา? คุณคาดหวังอะไรจากองค์กรของเรา?
- คำถามเกี่ยวกับตัวเอง: จุดแข็งของคุณคืออะไร? จุดอ่อนของคุณคืออะไร? ความฝันของคุณคืออะไร? เป้าหมายของคุณคืออะไร? แรงจูงใจของคุณคืออะไร
1.3 เตรียมข้อมูลขององค์กร
หัวหน้าควรเตรียมข้อมูลขององค์กร เพื่อนำเสนอให้ผู้สมัครทราบ ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้ผู้สมัครเข้าใจองค์กร วัฒนธรรมองค์กร สวัสดิการ และโอกาสในการพัฒนา ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการตัดสินใจเลือกงาน
ข้อมูลที่ควรเตรียม:
- ประวัติความเป็นมาขององค์กร: เล่าเรื่องราวเกี่ยวกับการก่อตั้ง ภารกิจ วิสัยทัศน์ และเป้าหมายขององค์กร
- โครงสร้างองค์กร: อธิบายโครงสร้างองค์กร ตำแหน่งงาน และแผนกต่างๆ
- สินค้า บริการ หรือผลงาน: อธิบายเกี่ยวกับสินค้า บริการ หรือผลงานขององค์กร
- วัฒนธรรมองค์กร: อธิบายเกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กร บรรยากาศการทำงาน และค่านิยมขององค์กร
- สวัสดิการและผลตอบแทน: อธิบายเกี่ยวกับสวัสดิการ ผลตอบแทน และโอกาสในการพัฒนาขององค์กร
- รางวัลและความสำเร็จ: อธิบายเกี่ยวกับรางวัล ความสำเร็จ และสิ่งที่องค์กรภูมิใจ
ตัวอย่าง:
- หัวหน้า: “บริษัทของเราก่อตั้งขึ้นเมื่อ 10 ปีที่แล้ว เรามีภารกิจในการสร้างสรรค์นวัตกรรมเพื่อยกระดับคุณภาพชีวิต วิสัยทัศน์ของเราคือการเป็นผู้นำในธุรกิจเทคโนโลยี และเป้าหมายของเราคือการสร้างรายได้ 1,000 ล้านบาทภายใน 5 ปี”
- ผู้สมัคร: “น่าสนใจมากครับ ผมอยากทราบเพิ่มเติมเกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กรของบริษัท”
- หัวหน้า: “วัฒนธรรมองค์กรของเราเน้นความคิดสร้างสรรค์ การทำงานเป็นทีม และการเรียนรู้ เราสนับสนุนให้พนักงานคิดนอกกรอบ กล้าแสดงออก และพัฒนาตัวเองอยู่เสมอ”
- ผู้สมัคร: “ฟังดูดีมากครับ ผมชอบวัฒนธรรมองค์กรแบบนี้”
การนำเสนอข้อมูลขององค์กรอย่างน่าสนใจ จะช่วยดึงดูดผู้สมัครที่มีความสามารถ และสร้างความประทับใจให้กับผู้สมัค
1.4 ฝึกฝนการสัมภาษณ์
การฝึกฝนการสัมภาษณ์ เปรียบเสมือนการซ้อมรบก่อนออกศึก ช่วยให้คุณมั่นใจ สื่อสารได้ชัดเจน และสามารถควบคุมสถานการณ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลองฝึกฝนดังนี้
1.4.1 ฝึกฝนการถามคำถาม
- ฝึกฝนการถามคำถามที่หลากหลาย ครอบคลุมทุกแง่มุมของงาน
- ฝึกฝนการเรียงลำดับคำถาม ถามจากง่ายไปยาก หรือจากกว้างไปแคบ
- ฝึกฝนการใช้ภาษาที่ชัดเจน กระชับ เข้าใจง่าย
- ฝึกฝนการฟังอย่างตั้งใจ และสังเกตภาษากายของผู้สมัคร
- ฝึกฝนการตอบคำถามเพิ่มเติม เพื่อเจาะลึกข้อมูล
ตัวอย่าง:
- ฝึกถามคำถามเกี่ยวกับประสบการณ์การทำงาน เช่น เล่าประสบการณ์การทำงานที่ผ่านมา อธิบายความรับผิดชอบหลักในงานที่เคยทำ อธิบายสถานการณ์ที่ยากลำบากที่สุดที่เคยเจอ
- ฝึกถามคำถามเกี่ยวกับทักษะ เช่น อธิบายทักษะที่เกี่ยวข้องกับงาน อธิบายวิธีการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ อธิบายวิธีการแก้ปัญหา
- ฝึกถามคำถามเกี่ยวกับความคิดความอ่าน เช่น อธิบายเป้าหมายในชีวิต อธิบายความคิดเห็นเกี่ยวกับองค์กร อธิบายวิธีการทำงานเป็นทีม
1.4.2 ฝึกฝนการสื่อสาร
- ฝึกฝนการพูดอย่างมั่นใจ ชัดถ้อยชัดคำ
- ฝึกฝนการใช้ภาษากายที่เหมาะสม เช่น สบตา ยิ้ม นั่งตัวตรง
- ฝึกฝนการฟังอย่างตั้งใจ และแสดงความสนใจในสิ่งที่ผู้สมัครพูด
- ฝึกฝนการตอบคำถามอย่างตรงไปตรงมา ชัดเจน กระชับ
- ฝึกฝนการสร้างบรรยากาศที่ดี ผ่อนคลาย
ตัวอย่าง:
- ฝึกพูดเสียงดังฟังชัด พูดช้าๆ ชัดถ้อยชัดคำ
- ฝึกสบตาผู้สมัคร ยิ้ม แสดงท่าทางที่เป็นมิตร
- ฝึกฟังอย่างตั้งใจ พยักหน้า จดบันทึก
- ฝึกตอบคำถามอย่างตรงไปตรงมา ไม่วกวน
- ฝึกสร้างบรรยากาศผ่อนคลาย พูดคุยอย่างเป็นกันเอง
1.4.3 ฝึกฝนการควบคุมสถานการณ์
- ฝึกฝนการจัดการกับผู้สมัครที่พูดมาก พูดวกวน หรือพูดไม่ตรงประเด็น
- ฝึกฝนการจัดการกับผู้สมัครที่ประหม่า หรือตอบคำถามไม่ชัดเจน
- ฝึกฝนการจัดการกับผู้สมัครที่ถามคำถามที่ไม่เกี่ยวข้อง
- ฝึกฝนการจัดการกับสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด เช่น ผู้สมัครมาสาย ผู้สมัครแต่งกายไม่สุภาพ
ตัวอย่าง:
- หากผู้สมัครพูดมาก พูดวกวน หรือพูดไม่ตรงประเด็น ให้พูดแทรกอย่างสุภาพ ดึงผู้สมัครกลับมาสู่ประเด็นหลัก
- หากผู้สมัครประหม่า หรือตอบคำถามไม่ชัดเจน ให้พูดปลอบโยน สร้างบรรยากาศผ่อนคลาย และกระตุ้นให้ผู้สมัครตอบคำถาม
- หากผู้สมัครถามคำถามที่ไม่เกี่ยวข้อง ให้ตอบคำถามอย่างสุภาพ และอธิบายว่าคำถามนั้นไม่เกี่ยวข้องกับงาน
- หากเกิดสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด ให้ใจเย็น ควบคุมสติ และแก้ไขสถานการณ์อย่างมีประสิทธิภาพ
1.4.4 ฝึกฝนกับผู้ช่วย
- หาผู้ช่วย เช่น เพื่อน ครอบครัว หรือเพื่อนร่วมงาน
- อธิบายรายละเอียดของงาน และคุณสมบัติที่ต้องการ
- ให้ผู้ช่วยสวมบทบาทเป็นผู้สมัคร ตอบคำถามตามสถานการณ์จำลอง
- ประเมินการสัมภาษณ์ ปรับปรุงจุด
2. สัมภาษณ์อย่างมีชั้นเชิง
หัวใจสำคัญของการสัมภาษณ์อย่างมีชั้นเชิง คือ การสร้างบรรยากาศที่ผ่อนคลาย การตั้งใจฟัง การถามคำถามเชิงลึก การประเมินความเหมาะสม และการสื่อสารอย่างตรงไปตรงมา
2.1 สร้างบรรยากาศผ่อนคลาย
- เริ่มต้นด้วยรอยยิ้ม ทักทายผู้สมัครอย่างเป็นมิตร แนะนำตัว และอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับการสัมภาษณ์
- เตรียมห้องสัมภาษณ์ให้สะอาด เงียบสงบ และจัดเก้าอี้ให้นั่งสบาย เพื่อลดความตึงเครียดของผู้สมัคร
- พูดคุยด้วยน้ำเสียงที่สุภาพ อ่อนโยน และเป็นกันเอง เพื่อสร้างความไว้วางใจให้กับผู้สมัคร
ตัวอย่าง:
- “ยินดีต้อนรับครับ/ค่ะ คุณ [ชื่อผู้สมัคร] เชิญนั่งเลยครับ/ค่ะ”
- “วันนี้ผม/ดิฉันจะสัมภาษณ์คุณในตำแหน่ง [ชื่อตำแหน่ง] ใช้เวลาประมาณ [ระยะเวลา] นาที คุณมีอะไรอยากทราบก่อนเริ่มสัมภาษณ์ไหมครับ/ค่ะ”
2.2 ฟังอย่างตั้งใจ
- ตั้งใจฟังคำตอบของผู้สมัคร จดบันทึกประเด็นสำคัญ และแสดงท่าทางสนใจ เช่น พยักหน้า สบตา
- หลีกเลี่ยงการขัดจังหวะ หรือพูดแทรก เว้นแต่จำเป็น
- สังเกตภาษากาย ท่าทาง และน้ำเสียงของผู้สมัคร ซึ่งอาจบ่งบอกถึงความรู้สึก ความคิด และความจริงใจ
ตัวอย่าง:
- “อืม น่าสนใจมากครับ/ค่ะ”
- “คุณช่วยเล่ารายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ [ประเด็นที่น่าสนใจ] หน่อยได้ไหมครับ/ค่ะ”
- “เข้าใจแล้วครับ/ค่ะ คุณมีมุมมองอย่างไรเกี่ยวกับ [ประเด็นที่ขัดแย้ง]”
2.3 ถามคำถามเชิงลึก
- ออกแบบคำถามที่หลากหลาย ครอบคลุมทุกแง่มุมของงาน และสามารถดึงศักยภาพของผู้สมัครออกมาได้
- หลีกเลี่ยงคำถามที่ตอบง่าย เช่น “คุณชื่ออะไร?” “คุณจบการศึกษาจากไหน?”
- เน้นคำถามที่เปิดกว้าง กระตุ้นให้ผู้สมัครคิดวิเคราะห์ และอธิบายเหตุผล เช่น “คุณคิดอย่างไรกับ [สถานการณ์สมมติ]?” “อะไรคือความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดที่คุณเคยเจอ และคุณเอาชนะมันได้อย่างไร?” “คุณคาดหวังอะไรจากงานนี้ และคุณจะให้อะไรให้กับองค์กรของเรา?”
ตัวอย่างเทคนิคการถามคำถามเชิงลึก:
- เทคนิค STAR: ใช้คำถามเพื่อให้ผู้สมัครเล่าสถานการณ์ที่เคยเจอ (Situation) ว่าผู้สมัครทำอะไร (Task) ผลลัพธ์ที่ได้ (Action) และบทเรียนที่เรียนรู้ (Result)
- เทคนิค Hypothetical Situation: ตั้งสถานการณ์สมมติ ให้ผู้สมัครคิดวิเคราะห์ และตัดสินใจ
- เทคนิค Behavioral Interview: ถามคำถามเกี่ยวกับพฤติกรรมในอดีต เพื่อพยากรณ์พฤติกรรมในอนาคต
2.4 ประเมินความเหมาะสม
- เปรียบเทียบคุณสมบัติ ทักษะ ประสบการณ์ และความคิดความอ่านของผู้สมัคร กับคุณสมบัติที่กำหนดไว้สำหรับตำแหน่งงาน
- พิจารณาว่าผู้สมัครมีศักยภาพที่จะพัฒนาต่อได้หรือไม่
- ประเมินว่าผู้สมัครจะเข้ากับวัฒนธรรมองค์กรได้หรือไม่
ตัวอย่าง:
- “จากประสบการณ์ที่คุณเล่า แสดงให้เห็นว่าคุณมีทักษะ [ทักษะที่ตรงกับความต้องการ] ที่จำเป็นสำหรับงานนี้”
- “คุณมีความคิดริเริ่ม กล้าคิดกล้าทำ ผม/ดิฉันคิดว่าคุณน่าจะปรับตัวเข้ากับวัฒนธรรมองค์กรของเราได้ดี”
3. เลือกผู้สมัครที่ใช่
3.1 วิเคราะห์ข้อมูล
เมื่อได้สัมภาษณ์ผู้สมัครเสร็จแล้ว หัวหน้าควรวิเคราะห์ข้อมูลจากการสัมภาษณ์อย่างละเอียด เปรียบเทียบผู้สมัครแต่ละคน พิจารณาจาก
- คุณสมบัติ: เปรียบเทียบว่าผู้สมัครคนใดมีคุณสมบัติตรงตามที่ต้องการมากที่สุด ทั้งด้านทักษะ ประสบการณ์ และคุณลักษณะส่วนตัว
- ทักษะ: ประเมินทักษะของผู้สมัคร ว่าผู้สมัครคนใดมีทักษะที่จำเป็นสำหรับงานมากที่สุด
- ประสบการณ์: พิจารณาประสบการณ์การทำงานของผู้สมัคร ว่าผู้สมัครคนใดมีประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องกับงานมากที่สุด
- ความคิดความอ่าน: วิเคราะห์ความคิดความอ่าน มุมมอง และวิธีคิดของผู้สมัคร ว่าผู้สมัครคนใดมีความคิดที่สอดคล้องกับองค์กรมากที่สุด
- ผลการทดสอบ: หากมีการทดสอบวัดความรู้ ทักษะ หรือความสามารถ นำผลการทดสอบมาประกอบการพิจารณาด้วย
- References: ติดต่อ references ของผู้สมัคร เพื่อตรวจสอบข้อมูล และขอความคิดเห็นเกี่ยวกับผู้สมัคร
ตัวอย่าง:
บริษัทกำลังรับสมัครพนักงานขาย มีผู้สมัครมาสมัคร 3 คน
- ผู้สมัคร A: มีทักษะการสื่อสารที่ดี มีประสบการณ์การขาย 3 ปี แต่ไม่มีประสบการณ์การขายสินค้าประเภทที่บริษัทต้องการขาย
- ผู้สมัคร B: มีทักษะการสื่อสารปานกลาง ไม่มีประสบการณ์การขาย แต่มีความรู้เกี่ยวกับสินค้าประเภทที่บริษัทต้องการขาย
- ผู้สมัคร C: มีทักษะการสื่อสารดีเยี่ยม มีประสบการณ์การขายสินค้าประเภทที่บริษัทต้องการขาย 5 ปี
จากการวิเคราะห์ข้อมูล ผู้สมัคร C เป็นผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมกับตำแหน่งงานมากที่สุด
3.2 ปรึกษาคณะกรรมการ
หลังจากวิเคราะห์ข้อมูลเสร็จแล้ว หัวหน้าควรปรึกษาคณะกรรมการที่เกี่ยวข้อง เพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็น และตัดสินใจเลือกผู้สมัครที่ใช่
ตัวอย่าง:
หัวหน้าแผนกขายนำข้อมูลผู้สมัครทั้ง 3 คน ไปปรึกษาผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล ผู้จัดการฝ่ายการตลาด และกรรมการผู้จัดการ เพื่อหารือและตัดสินใจเลือกผู้สมัครที่ใช่
3.3 ติดตามผล
หลังจากตัดสินใจเลือกผู้สมัครที่ใช่แล้ว หัวหน้าควรติดตามผล
- ติดต่อผู้สมัครที่ได้รับการคัดเลือก: แจ้งผลการสัมภาษณ์ เสนอรายละเอียดเกี่ยวกับงาน สวัสดิการ และกำหนดวันเริ่มงาน
- แจ้งผลให้ผู้สมัครที่ไม่ได้รับการคัดเลือกทราบ: แจ้งผลการสัมภาษณ์ ขอบคุณสำหรับการสมัคร และอวยพรให้โชคดี
ตัวอย่าง:
หัวหน้าแผนกขายติดต่อผู้สมัคร C แจ้งผลการสัมภาษณ์ เสนอรายละเอียดเกี่ยวกับงาน สวัสดิการ และกำหนดวันเริ่มงาน
หมายเหตุ:
- เทคนิคเหล่านี้เป็นเพียงแนวทาง หัวหน้าควรปรับใช้ให้เหมาะสมกับสถานการณ์และประเภทของงาน
- การสัมภาษณ์งานเป็นเพียงส่วนหนึ่งของกระบวนการคัดเลือกพนักงาน หัวหน้าควรพิจารณาองค์ประกอบอื่นๆ ร่วมด้วย เช่น ผลการทดสอบ ผลงาน และ references
การสัมภาษณ์งานที่มีประสิทธิภาพ เปรียบเสมือนเข็มทิศนำทาง ช่วยให้คุณค้นพบสุดยอดพนักงานที่จะมาสร้างความสำเร็จให้กับองค์กร เทคนิคการสัมภาษณ์ที่ชาญฉลาด การเตรียมตัวอย่างมืออาชีพ และการตัดสินใจอย่างรอบคอบ จะช่วยให้คุณเลือกผู้สมัครที่เหมาะสมที่สุด
การสัมภาษณ์งานไม่ใช่แค่การหาคำตอบ แต่เป็นการสร้างความประทับใจ และค้นหาผู้สมัครที่ใช่ ที่จะมาเป็นส่วนหนึ่งของทีม ขับเคลื่อนองค์กรให้บรรลุเป้าหมาย
>>>ลองนำเทคนิคเหล่านี้ไปปรับใช้กับการสัมภาษณ์งานครั้งต่อไป คุณจะพบกับสุดยอดพนักงานที่ใช่แน่นอน!
