แน่นอนครับ ในองค์กร ย่อมมีพนักงานที่หลากหลายในแง่ของพฤติกรรม และนิสัยใจคอ  บ้างก็ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ บ้างก็มีปัญหา บทความนี้จะนำเสนอวิธีจัดการกับพนักงานที่มีปัญหา เพื่อสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดี และรักษาผลประกอบการขององค์กร โดยที่คุณยังคงรักษาความสัมพันธ์ได้ ผมมี 4 ขั้นตอนง่ายๆ ในการจัดการกับพนักงานที่มีปัญหา มาเริ่มกันเลยครับ

 

1. ระบุปัญหา

1.1 สังเกตพฤติกรรม

สิ่งแรกที่หัวหน้าควรทำคือ สังเกตพฤติกรรมของพนักงานว่า มีอะไรผิดปกติหรือไม่ พฤติกรรมที่บ่งบอกถึงปัญหา เช่น:

• มาสายบ่อย: พนักงานมาสายบ่อย โดยไม่แจ้งเหตุผล หรือแจ้งเหตุผลที่ไม่สมเหตุสมผล
• ลาป่วยบ่อย: พนักงานลาป่วยบ่อย โดยไม่แจ้งเหตุผล หรือแจ้งเหตุผลที่ไม่สมเหตุสมผล
• ทำงานไม่เสร็จตามกำหนด: พนักงานทำงานไม่เสร็จตามกำหนด ส่งงานล่าช้า หรือทำงานไม่ตรงตามเป้าหมาย
• มีปัญหากับเพื่อนร่วมงาน: พนักงานมีปัญหากับเพื่อนร่วมงานบ่อย ทะเลาะวิวาท พูดจาไม่ดี หรือสร้างความรำคาญ
• มีปัญหากับลูกค้า: พนักงานมีปัญหากับลูกค้าบ่อย บริการไม่ดี พูดจาไม่สุภาพ หรือทำให้ลูกค้าไม่พอใจ
• ประสิทธิภาพการทำงานลดลง: ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานลดลง ทำงานผิดพลาดบ่อย หรือไม่ตั้งใจทำงาน
• มีปัญหาส่วนตัว: พนักงานมีปัญหาส่วนตัว ส่งผลต่อการทำงาน เช่น ปัญหาครอบครัว ปัญหาการเงิน หรือปัญหาสุขภาพ

ตัวอย่าง:

• พนักงานมาสาย 3 วันติดต่อกัน โดยไม่แจ้งเหตุผล
• พนักงานลาป่วย 5 วันต่อเดือน โดยไม่แจ้งเหตุผล
• พนักงานส่งงานล่าช้าเป็นประจำ และมักจะแก้ไขงานผิดพลาด
• พนักงานทะเลาะกับเพื่อนร่วมงานบ่อย สร้างความรำคาญให้กับผู้อื่น
• พนักงานพูดจาไม่สุภาพกับลูกค้า ทำให้ลูกค้าไม่พอใจ
• พนักงานทำงานผิดพลาดบ่อย และไม่ตั้งใจทำงาน

1.2 พูดคุยกับพนักงาน

เมื่อสังเกตเห็นพฤติกรรมที่ผิดปกติ หัวหน้าควรหาโอกาสพูดคุยกับพนักงาน เพื่อสอบถามถึงปัญหา สาเหตุ และความรู้สึก การพูดคุยควรเป็นไปอย่างเป็นส่วนตัว ใจเย็น และเปิดรับฟังอย่างตั้งใจ

คำถามที่ควรใช้ในการพูดคุย:

• ช่วงนี้คุณมีอะไรกังวลใจหรือไม่?
• คุณรู้สึกอย่างไรกับการทำงาน?
• คุณมีปัญหาอะไรที่อยากจะบอกผมไหม?
• มีอะไรที่ผมสามารถช่วยคุณได้บ้าง?

ตัวอย่าง: บทสนทนากับพนักงาน

• หัวหน้า: “ช่วงนี้ผมสังเกตเห็นว่าคุณมาสายบ่อย มีอะไรเกิดขึ้นหรือเปล่าครับ?”
• พนักงาน: “ช่วงนี้ผมมีปัญหาเรื่องครอบครัว ทำให้ผมเครียดและนอนหลับไม่เพียงพอ”
• หัวหน้า: “เข้าใจครับ มีอะไรที่ผมสามารถช่วยคุณได้บ้างไหม?”
• พนักงาน: “ไม่เป็นไรครับ ขอบคุณครับ”

1.3 รวบรวมข้อมูล

หลังจากพูดคุยกับพนักงานแล้ว หัวหน้าควรหาข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อยืนยันความถูกต้องของปัญหา ข้อมูลที่ควรหา เช่น:

• เอกสาร: เอกสารที่เกี่ยวข้องกับปัญหา เช่น ใบลา บันทึกการตักเตือน รายงานผลงาน
• หลักฐาน: หลักฐานที่สนับสนุนปัญหา เช่น ภาพถ่าย วิดีโอ ข้อความ
• คำบอกเล่า: คำบอกเล่าจากเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า หรือบุคคลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

ตัวอย่าง:

• หัวหน้าตรวจสอบใบลาของพนักงาน พบว่าพนักงานลาป่วยบ่อยจริง
• หัวหน้าสอบถามเพื่อนร่วมงานของพนักงาน พบว่าพนักงานมีปัญหากับเพื่อนร่วมงานบ่อย
• หัวหน้าตรวจสอบกล้องวงจรปิด พบว่าพนักงานมาสายจริง

หมายเหตุ:

• หัวหน้าควรเก็บข้อมูลไว้เป็นหลักฐาน เพื่อใช้ประกอบการพิจารณาแนวทางแก้ไขปัญหา
• หัวหน้าควรเคารพความเป็นส่วนตัวของพนักงาน ไม่เปิดเผยข้อมูลส่วนตัวของพนักงานให้ผู้อื่นทราบ

 

2. วิเคราะห์ปัญหา

2.1 ประเมินความรุนแรงของปัญหา

หัวหน้าควรประเมินความรุนแรงของปัญหา ว่าปัญหาที่เกิดขึ้นรุนแรงแค่ไหน ส่งผลกระทบต่อองค์กรมากน้อยแค่ไหน

ตัวอย่าง

• พนักงานมาสายบ่อย: ส่งผลกระทบต่อภาพลักษณ์ขององค์กร ทำให้เพื่อนร่วมงานต้องทำงานหนักขึ้น
• พนักงานทำงานไม่เสร็จตามกำหนด: ส่งผลกระทบต่อเป้าหมายขององค์กร ทำให้ลูกค้าไม่พอใจ
• พนักงานขัดแย้งกับเพื่อนร่วมงาน: ส่งผลกระทบต่อบรรยากาศการทำงาน ทำให้เพื่อนร่วมงานทำงานไม่สะดวก
• พนักงานมีปัญหากับลูกค้า: ส่งผลกระทบต่อชื่อเสียงขององค์กร ทำให้ลูกค้าสูญเสีย

2.2 หาสาเหตุของปัญหา

หัวหน้าควรหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา ว่าเกิดจากอะไร สาเหตุที่พบบ่อย เช่น:

• ปัญหาส่วนตัว: พนักงานมีปัญหาส่วนตัว เช่น ปัญหาครอบครัว ปัญหาการเงิน หรือปัญหาสุขภาพ
• ปัญหาการทำงาน: พนักงานมีปัญหาการทำงาน เช่น ทำงานหนัก ทำงานไม่ตรงกับทักษะ หรือขาดการฝึกอบรม
• ปัญหาความสัมพันธ์: พนักงานมีปัญหาความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน หัวหน้า หรือลูกค้า
• ปัญหาองค์กร: องค์กรมีปัญหา เช่น ระบบการทำงานไม่ดี สวัสดิการไม่เพียงพอ หรือหัวหน้าไม่ดี

ตัวอย่าง

• พนักงานมาสายบ่อย: เพราะว่าพนักงานมีปัญหาเรื่องครอบครัว ทำให้ตื่นนอนไม่ทัน
• พนักงานทำงานไม่เสร็จตามกำหนด: เพราะว่าพนักงานทำงานไม่ตรงกับทักษะ
• พนักงานขัดแย้งกับเพื่อนร่วมงาน: เพราะว่าพนักงานมีปัญหาเรื่องการสื่อสาร
• พนักงานมีปัญหากับลูกค้า: เพราะว่าพนักงานได้รับการฝึกอบรมไม่เพียงพอ

2.3 พิจารณาแนวทางแก้ไข

เมื่อทราบสาเหตุของปัญหาแล้ว หัวหน้าควรพิจารณาแนวทางแก้ไขปัญหาที่เหมาะสม แนวทางแก้ไขจะขึ้นอยู่กับสาเหตุของปัญหา ความรุนแรงของปัญหา และบริบทขององค์กร

ตัวอย่าง

• พนักงานมาสายบ่อย: หัวหน้าควรพูดคุยกับพนักงาน หาสาเหตุของปัญหา และหาวิธีแก้ไข เช่น ให้พนักงานปรับเวลาเข้างาน ให้พนักงานลาพัก หรือส่งพนักงานไปพบนักจิตวิทยา
• พนักงานทำงานไม่เสร็จตามกำหนด: หัวหน้าควรพูดคุยกับพนักงาน หาสาเหตุของปัญหา และหาวิธีแก้ไข เช่น มอบหมายงานใหม่ ฝึกอบรมพนักงาน หรือลงโทษพนักงาน
• พนักงานขัดแย้งกับเพื่อนร่วมงาน: หัวหน้าควรไกล่เกลี่ย พูดคุยกับทั้งสองฝ่าย หาสาเหตุของปัญหา และหาวิธีแก้ไข เช่น ให้ทั้งสองฝ่ายปรับเปลี่ยนพฤติกรรม หรือย้ายแผนก
• พนักงานมีปัญหากับลูกค้า: หัวหน้าควรขอโทษลูกค้า แก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น และฝึกอบรมพนักงาน

หมายเหตุ:

• หัวหน้าควรเลือกแนวทางแก้ไขปัญหาที่เหมาะสมกับสถานการณ์
• หัวหน้าควรคำนึงถึงผลกระทบที่จะเกิดขึ้นจากการแก้ไขปัญหา
• หัวหน้าควรติดตามผลการแก้ไขปัญหา

ตัวอย่างกรณีศึกษา

กรณีศึกษา: พนักงานมาสายบ่อย

สาเหตุ: พนักงานมีปัญหาเรื่องครอบครัว ทำให้ตื่นนอนไม่ทัน

แนวทางแก้ไข:

• หัวหน้าควรพูดคุยกับพนักงาน แสดงความเห็นอกเห็นใจ และหาทางช่วยเหลือ
• หัวหน้าควรให้พนักงานปรับเวลาเข้างาน
• หัวหน้าควรอนุญาตให้พนักงานลาพัก
• หัวหน้าควรแนะนำให้พนักงานไปพบนักจิตวิทยา

ผลลัพธ์:

• พนักงานมาสายน้อยลง

 

3. แก้ไขปัญหา

3.1 แจ้งพนักงานให้ทราบถึงปัญหา

เมื่อทราบถึงปัญหาแล้ว หัวหน้าควรแจ้งพนักงานให้ทราบถึงปัญหาที่เกิดขึ้น สาเหตุ และผลกระทบ การแจ้งพนักงานควรเป็นไปอย่างตรงไปตรงมา ใจเย็น และเปิดโอกาสให้พนักงานอธิบาย หัวหน้าควรใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย หลีกเลี่ยงการใช้คำพูดที่กล่าวหาหรือตำหนิพนักงาน

ตัวอย่าง:

• หัวหน้า: “ผมสังเกตเห็นว่าช่วงนี้คุณมาสายบ่อย ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานและความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน คุณมีอะไรอยากจะอธิบายไหม?”
• พนักงาน: “ช่วงนี้ผมมีปัญหาเรื่องครอบครัว ทำให้ผมเครียดและนอนหลับไม่เพียงพอ”
• หัวหน้า: “เข้าใจครับ ผมมีวิธีช่วยคุณจัดการกับปัญหาอย่างไรบ้าง?”

3.2 กำหนดแนวทางแก้ไข

หลังจากแจ้งพนักงานให้ทราบถึงปัญหาแล้ว หัวหน้าควรระดมความคิดกับพนักงาน เพื่อหาแนวทางแก้ไขปัญหาที่เหมาะสม แนวทางแก้ไขควรคำนึงถึงสาเหตุของปัญหา ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น และความสามารถของพนักงาน

ตัวอย่างแนวทางแก้ไข:

• กรณีพนักงานมาสายบ่อย:
  • กำหนดเวลาเข้างานใหม่
  • ตักเตือน
  • ลงโทษ
  • หาสาเหตุของปัญหา เช่น ปัญหาการเดินทาง ปัญหาส่วนตัว และแก้ไขที่สาเหตุ
• กรณีพนักงานทำงานไม่เสร็จตามกำหนด:
  • มอบหมายงานใหม่ แบ่งงานย่อย หรือลดปริมาณงาน
  • ฝึกอบรมพนักงาน พัฒนาทักษะ เพิ่มความรู้
  • กำหนด Deadline ใหม่ ติดตามผลอย่างใกล้ชิด
  • หาสาเหตุของปัญหา เช่น ปัญหาการจัดการเวลา ปัญหาความเข้าใจงาน และแก้ไขที่สาเหตุ
• กรณีพนักงานมีปัญหากับเพื่อนร่วมงาน:
  • ไกล่เกลี่ย พูดคุยทำความเข้าใจ หาจุดร่วม ลดจุดต่าง
  • ย้ายแผนก ปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์กร
  • ฝึกอบรมพนักงาน สอนทักษะการสื่อสาร การทำงานเป็นทีม
• กรณีพนักงานมีปัญหากับลูกค้า:
  • ฝึกอบรมพนักงาน สอนทักษะการบริการลูกค้า การจัดการความขัดแย้ง
  • กำหนดมาตรฐานการบริการ ติดตามผลอย่างใกล้ชิด
  • ลงโทษหากพนักงานกระทำผิด
• กรณีประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานลดลง:
  • หาสาเหตุของปัญหา เช่น ปัญหาสุขภาพ ปัญหาครอบครัว ปัญหาการเงิน และแก้ไขที่สาเหตุ
  • มอบหมายงานใหม่ ท้าทายความสามารถ กระตุ้นแรงจูงใจ
  • ฝึกอบรมพนักงาน พัฒนาทักษะ เพิ่มความรู้
• กรณีพนักงานมีปัญหาส่วนตัว:
  • ให้คำปรึกษา แนะนำแหล่งช่วยเหลือ สนับสนุนให้พนักงานแก้ไขปัญหา
  • ปรับเปลี่ยนสภาพแวดล้อมการทำงาน ให้เหมาะสมกับสภาวะของพนักงาน
  • มอบหมายงานใหม่ ลดภาระงาน ให้พนักงานมีเวลาพักผ่อน ดูแลตัวเอง

3.3 ติดตามผล

หลังจากกำหนดแนวทางแก้ไขแล้ว หัวหน้าควรติดตามผลอย่างใกล้ชิด เพื่อดูว่าพนักงานปรับปรุงพฤติกรรมหรือไม่ หากพนักงานปรับปรุงพฤติกรรม หัวหน้าควรให้กำลังใจ ชมเชย และสนับสนุน หากพนักงานยังไม่ปรับปรุงพฤติกรรม หัวหน้าควรดำเนินการตามแนวทางที่กำหนดไว้

 

 

• Facebook
• Twitter
• Line